06

2017-01

市政公司银川第五污水厂项目部创新收文处理方式促效率提升

新闻来源: 中国中铁四局集团 浏览次数:时间:2017-01-06

“叮……”项目总工程师张启奎的手机响了一下,打开一看,是一条工作通知——项目经理陈树彬在中铁四市政安电〔2016〕285号的收文处理流程中批示,“请张总、安质部、工程部做好本项目安全质量管控工作,确保冬施期间安全质量受控。”张启奎没敢懈怠,立马在流程中填写落实措施“已阅,本周交班会组织学习。”,并发送了出去。从发起到审批,再到抄送、处理,不到2分钟便完成了一个文件的收文处理过程,相比传统纸质文件流转高效、便捷许多。

近期,市政公司银川第五污水厂项目部综合办在办理收文处理流程时发现,一个纸质文件从下载、打印,到收文登记、填写收文处理笺,至少耗时3分钟,按照每周收文20份计算,该环节需耗时60分钟。而文件整理好后提交至项目经理或项目书记处批阅,即使审批领导收到文件后立即处理未发生延误,也需耗时30分钟。审批环节完成后,综合办公室再将纸质文件流转至分管领导及五部两室,同样按照文件收到后及时处理未发生等待情况计算,该环节至少需花费120分钟。再加上文件督办、归档时间,一次集中收文流转至少需耗时4小时。在项目部综合办人员不足的情况下,这样的收文处理流程将占用大量管理时间,耗时、耗纸、耗人力。

针对此情况,该项目部综合考虑,着手寻找一种类似于即时通收文处理流程,且开发成熟无使用成本的收文处理方式。这时,该项目部将目光聚焦至前期局办公室和局党委宣传部联合推广的钉钉办公软件上。通过查询,该项目部发现,钉钉中最接近收文处理要求的功能为“移动办公-审批”功能,二者具备一定共性。能否将该功能进行升级,按照收文处理流程进行优化、细化呢?该项目部立即联系上了局钉钉软件管理员并得到了可以升级并开展试点的答复。通过设计完善,钉钉软件中新增了“银川收文处理”的订制功能,并初步符合收文处理各环节要求。

在后期一个多月的试用过程中,该项目部又及时反馈意见,对该功能中附件添加受限、审批人未审批抄送人即可阅办、抄送文件无法集中查找等问题进行了陆续解决。目前,该功能已完全满足收文处理要求,可快速实现文件的签收、审批、处理、归档。且该软件开发成熟,运行顺畅,常见Android或IOS系统均可下载安装运行,手机、电脑均可登录操作,尤其是手机端耗费流量小,3G、4G均能支持软件运行,可实现随时随地处理收文。该模块还具备“DING提醒”功能,综合办人员可随时利用软件提醒相关人员抓紧阅办,收文处理完毕后还可打印归档。对于在办公室办公时间很少的一线管理人员而言,非常实用和受欢迎。相比传统纸质收文处理流程,单个文件可节约时间90%,提升效率95%,节约纸张100%,可大幅提升办公水平,具有极高推广应用价值。

据悉,该软件是由阿里巴巴倾力打造的一款智能办公软件,具有员工通讯录、群组会话、电话会议、视频会议、考勤管理、员工出差和请假审批、物品申购、在线直播、活动投票、办公小秘书等多项功能,还可由此进入《铁道建设》报、手机党校、集团官网等,集多项功能于一身,并有大量新兴适用于办公的微应用开发陆续推出,受到全局广大员工欢迎。(赵刚军)

欢迎点击下载钉钉,开启智能办公之旅。钉钉下载地址


 

上一篇:一公司郑州地铁5号线项目部技术资料信息化管理获奖
下一篇:芜湖日报:高科技助力公路“平安工地”建设
返回
第八届企业文化节

第八届企业文化节

重走青藏线

爱心进工地

奉献新无锡·最美地铁人

2017年“五会”

南粤大地党旗红 三保一争当先锋

农民工专题

舞动山河

集团网群
推荐阅读
更多